Lagändring i bokföringslagen: Slopat krav att bevara papperskvitton i original

Vi har tidigare, den 3 mars 2017, skrivit en blogg som beskriver hur räkenskapsinformation som inkommer både elektroniskt och i pappersform ska hanteras för efterlevnad av bokföringslagen och god redovisningssed. Bloggen är baserad på de regler som tidigare var gällande och kan läsas här.

Dessa regler har nu ändrats i samband med att nya regler trätt i kraft från och med den 1 juli 2024. Bokföringslagen har ändrats för att vara i konformitet med samhällsutvecklingen där digitaliseringen fått en större betydelse.

Kravet på att spara räkenskapsinformation i ursprungligt skick har slopats i bokföringslagen. Egentligen har avskaffandet av kravet på att bevara ursprunglig räkenskapsinformation under en viss tid medfört en ändring av flertalet lagar på redovisningsområdet. Det gäller ändringar i stiftelselagen, revisionslagen, aktiebolagslagen, lag om kommunal bokföring och redovisning samt lagen om ekonomiska föreningar. I följande blogg kommer vi dock att göra en avgränsning och endast belysa de lagändringar som trätt i kraft i bokföringslagens centrala bestämmelser. Bokföringslagen reglerar bland annat vem som är skyldig att spara räkenskapsinformation, i vilken form räkenskapsinformationen ska sparas, hur länge den ska sparas och platsen för förvaring. Vi kommer också att avgränsa oss till att endast beröra räkenskapsinformation som företag tar emot.

I vilken form räkenskapsinformationen ska sparas framgår fortsättningsvis av 7 kap. 1 § 1 st. BFL. Räkenskapsinformation ska bevaras i vanlig läsbar form (dokument) eller i en form som endast kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling). Det ska vara möjligt att ta fram den elektroniska informationen i vanlig läsbar form genom en omedelbar utskrift. Likt tidigare kan räkenskapsinformation antingen tas emot från någon annan eller upprättas av företaget självt.  För att hantera räkenskapsinformation i enlighet med lag är det viktigt att vara observant på hur räkenskapsinformationen tillkommer. I BFL finns det en regel i 7 kap. 1 § 2 st. första meningen som reglerar hur räkenskapsinformation som mottas från någon annan ska bevaras:

Enligt den nya lydelsen gäller följande: ”Dokument med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”.

Utgångspunkten vid mottagandet av räkenskapsinformation från någon annan är således, likt tidigare, att informationen ska sparas i sin ursprungliga form. Inkommer informationen i pappersform ska den också sparas i pappersform. Inkommer informationen däremot elektroniskt ska den sparas i elektronisk form.

Arkiveringstiden regleras fortsättningsvis i 7 kap. 2 § 1 st. BFL. Huvudregeln har inte förändrats utan följer samma arkiveringsprincip som tidigare. Enligt huvudregeln i 7 kap. 2 § 1 st. BFL ska räkenskapsinformation fortfarande bevaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt, fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Utgångspunkten är således att räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige under en sjuårig arkiveringstid.

Den förändring som trätt i kraft från och med 1 juli 2024 får slagkraft genom den lagändring som sker i 7 kap. 1 § 2 st. BFL. Enligt tidigare lydelse kunde dokument förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I praktiken hade då företag en plikt att spara en pappersfaktura i minst tre år trots att pappersfakturan digitaliserats. 

Detta lagrum har nu ändrats i samband med avskaffandet av kravet på att under viss tid bevara räkenskapsmaterial i ursprunglig form. Rekvisitet ”det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades” har slopats i lagrummets nya lydelse.

Enligt den nya lydelsen får företaget förstöra dokument om räkenskapsinformationen överförs till någon elektronisk handling. Överföringen får endast genomföras om den inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Det finns inte längre något krav på en viss tid så länge ett dokument överförts i elektronisk form. I praktiken innebär lagändringen att kvitton och fakturor som har digitaliserats inte längre behöver sparas i pappersform. Ett företag som tar emot en faktura i pappersform och överför fakturan till sitt bokföringssystem, kan alltså numera från och med 1 juli 2024 slänga fakturan som mottagits i pappersform utan att vänta på att den treåriga tidsfristen löper ut.

Vi tror att lagändringarna i detta avseende kommer att underlätta för företagen utifrån ett administrativt perspektiv. Genom att inte längre behöva påvisa kausaliteten mellan en pappersfaktura i original och en digital fil, så kommer företagen att göra tidsmässiga och ekonomiska besparingar. De slipper också bördan med att hantera stora mängder pappersmaterial under lång tid.

Nackdelen med de nya reglerna skulle rimligtvis kunna vara regelefterlevnaden. Vi tror att det finns en risk att företagen missuppfattar lagändringen på en viktig punkt, det vill säga får uppfattningen att räkenskapsinformation inte längre behöver sparas i 7 år som tidigare. Vi vill därför betona att tidsfristen på 7 år fortfarande gäller. Rätten att förstöra räkenskapsmaterial i original är förenat med ett krav. En handling i original får endast förstöras om den överförts till en elektronisk handling. Har den inte överförts till en elektronisk handling, så kan den alltså inte förstöras. Det är viktigt att betona att huvudregeln som stipulerar att räkenskapsinformation ska sparas i 7 år fortfarande gäller som vanligt. Om handlingen överförts elektroniskt så ska den sparas i 7 år i elektronisk form. Precis som tidigare måste du se till att räkenskapsinformationen inte riskerar att förändras eller försvinna när informationen digitaliseras. Rimligtvis kommer detta att ställa mycket högre krav på säkra IT-lösningar så att informationen inte går förlorad.

Om ni behöver hjälp med att tolka de nya reglerna eller praktisk hjälp med bokföringen, så är ni välkomna att kontakta oss här.

Vänlig hälsning

Nelly Linneheden

Skattejurist

Skattepunkten AB