Hur ska företag hantera räkenskapsinformation som inkommer både elektroniskt och i pappersform?

Det har nog inte förbigått någon att vi lever i en alltmer digitaliserad värld. Företag tar i större utsträckning än tidigare emot räkenskapsinformation[1] i olika form. Ett företag kan exempelvis erhålla en faktura som en pdf-fil i ett E-postmeddelande och några dagar senare erhålla samma faktura i pappersform. Hur ska ett företag hantera detta i praktiken för att inte hanteringen av räkenskapsinformationen ska anses strida mot lagstiftning och god redovisningssed? Kan företaget välja en digital bokföring framför den traditionella bokföringen i pappersform? I det följande ska jag reda ut vad som gäller.  

Bokföringslagen (BFL) innehåller centrala bestämmelser om bland annat hantering och arkivering av räkenskapsinformation. BFL har dock i stora delar karaktären av en ramlag och behöver därför fyllas ut med regler och principer. Bokföringsnämnden (BFN) är ett normgivande organ med stor betydelse på detta område. Genom utgivande av rekommendationer, allmänna råd och uttalanden visar BFN hur bokföringsskyldiga bör hantera olika redovisningsfrågor. I det följande kommer jag att utgå från såväl BFL som BFN:s vägledning för bokföring (uppdaterad senast 2016-09-22) i syfte att ge en översiktlig bild av hur räkenskapsinformation ska hanteras när den inkommer till ett företag från någon utomstående part, exempelvis en leverantör.  

I vilken form räkenskapsinformation ska sparas framgår av 7 kap. 1 § 1 st. BFL. Räkenskapsinformation får sparas i vanlig läsbar form (papper), på mikrofiche eller liknande, eller på maskinläsbart medium, exempelvis hårddisk eller dvd. Räkenskapsinformation kan antingen tas emot från någon annan eller upprättas av företaget självt. För att hantera räkenskapsinformation i enlighet med lag är det viktigt att vara observant på hur räkenskapsinformationen tillkommer. I BFL finns det en regel i 7 kap. 1 § 2 st. första meningen som reglerar hur räkenskapsinformation som mottas från någon annan ska bevaras:

”Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”

Utgångspunkten vid mottagande av räkenskapsinformation från någon annan är således att informationen ska sparas i sin ursprungliga form. Inkommer informationen i pappersform ska den också sparas i pappersform. Inkommer informationen däremot elektroniskt ska den sparas i elektronisk form. Så långt är lagen tydlig och okomplicerad.

Hur ska då företaget göra när räkenskapsinformation inkommer i olika form? Det är väldigt vanligt att företag får en uppgift om en affärshändelse bifogad som pdf-fil i ett E-postmeddelande och senare, i nära anslutning, även samma affärshändelse i pappersformat.

Hur företaget ska göra när räkenskapsinformation tas emot i olika form förtydligas i BFN:s vägledning. Enligt BFN:s vägledning får bolaget i en sådan situation spara informationen i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras[2] i företaget. Detta förutsätter normalt att bolaget redan har tagit ställning till hur räkenskapsinformation ska presenteras i bolaget. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i elektronisk form innebär det att företaget inte behöver spara det dokument i pappersform som togs emot först. Observera att det bara är när räkenskapsinformation tas emot i olika form, i nära anslutning, som företaget inte behöver spara det dokument som först togs emot.

Att välja form för sparande av dokument på detta vis är däremot inte tillåtet när företaget på eget initiativ överför räkenskapsinformation. Överföring av information innebär att företaget använder sig av möjligheten att överföra räkenskapsinformation från en lagringsform till en annan lagringsform. I praktiken kan det exempelvis vara fråga om att skanna in en inkommen pappersfaktura och sedan lagra den digitalt i ett bokföringsprogram. I ett sådant fall måste pappersfakturan sparas eftersom det inte inkommit något elektroniskt. Det kan även tilläggas att överföring även kan göras inom en lagringsform, exempelvis från ett dokument till ett annat dokument. Så länge överföringar görs på ett betryggande sätt, det vill säga på ett sådant sätt att det inte finns någon risk att informationen går förlorad eller förstörs, så får ett obegränsat antal överföringar göras, enligt 7 kap. 6 § BFL.

För att inte agera i strid med gällande lagstiftning är det mycket viktigt att företag säkerställer att ingen räkenskapsinformation går förlorad eller förstörs under den fastställda arkiveringstiden. Enligt 7 kap. 2 § 1 st. BFL ska räkenskapsinformation bevaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt, fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Utgångspunkten är således att räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige under en sjuårig arkiveringstid. Det finns dock en undantagsbestämmelse i 7 kap. 6 § BFL som gör avsteg från regeln om en sjuårig arkiveringstid. Enligt detta lagrum får sådant material som avses i 7 kap. 1 § 2 st. BFL (citeras ovan) förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I praktiken innebär det att oavsett vilken form något har när företaget tar emot det, så ska originalet alltid sparas i minst tre år.

För att exemplifiera: ett företag har valt en elektronisk presentationsform, genom användande av en datorbaserad bokföring som kontinuerligt tillförs uppgifter. Företaget tar emot pappersfakturor som sedan skannas in för digital lagring. Hur länge behöver respektive material sparas? Måste företaget spara allt material i sju år?  Enligt 7 kap. 1 § 2 st. BFL behöver företaget inte spara pappersfakturan under hela den sjuåriga arkiveringstiden, utan bara i tre år. Därefter kan originalet kastas och företaget behöver endast spara den överförda kopian under hela arkiveringstiden.

Det är också vanligt förekommande att företag får E-post med bifogad faktura som pdf-fil. Sådan information anses vara i elektronisk form utan anknytning till ett fysiskt föremål och det är tillräckligt att den bevaras i elektronisk form. Det innebär att företaget kan flytta pdf-filen från inkorgen i ett E-postmeddelande till exempelvis en hårddisk, under förutsättning att informationen inte förändras eller går förlorad. Om företaget däremot önskar skriva ut pdf-filen är det fråga om överföring av information till en annan lagringsform. Enligt 7 kap. 6 § BFL måste då företaget spara den ursprungliga pdf-filen under minst tre år och kopian under hela arkiveringstiden.

Det kan konstateras att företagen har ålagts en långtgående skyldighet vid överföring av räkenskapsinformation. För att uppfylla lagens krav är det viktigt att företagen lyckas säkerställa sambandet mellan olika material. Har ett företag använts sig av möjligheten att överföra information, exempelvis från en pappersfaktura till en digital pdf-fil, ska företaget också kunna påvisa detta samband. Företaget ska ha sådan ordning att det enkelt ska gå att hitta originalet utifrån den inskannade kopian, och vice versa. Detta kan i praktiken göras genom att exempelvis ange verifikationsnummer både på originalet och på kopian.

Mot bakgrund av vad som framkommit är det således tillåtet för företag att använda sig av en digital bokföring. Det finns inga konkreta regler i BFL eller BFN:s vägledning som tillhandahåller särskilda instruktioner för hur företagen i praktiken ska organisera sin hantering och arkivering av räkenskapsinformation. Så länge reglerna efterföljs är det upp till bolaget självt att, utifrån sina egna förutsättningar, avgöra hur detta ska hanteras praktiskt.